Novou vyhlášku je nezbytné přijmout z důvodu implementace tzv. elektronických formulářů dle prováděcího nařízení Komise (EU) 2019/1780 ze dne 23. září 2019, kterým se stanoví standardní formuláře pro uveřejňování oznámení v oblasti zadávání veřejných zakázek a kterým se zrušuje prováděcí nařízení (EU) 2015/1986 („elektronické formuláře“), v platném znění (dále jen „Nařízení k elektronickým formulářům“).
Evropská Komise zvolila při vymezení elektronických formulářů odlišný přístup oproti stávající právní úpravě, kdy namísto jednotných vzorů ve formátu PDF stanoví seznam jednotlivých polí s podrobnějším popisem a určením:
- pro který typ formuláře a oznámení bude dané pole využito,
- zda se jedná o povinné, či volitelné pole, a
- jaký typ hodnoty má být v daném poli uveden (např. číslo, text, kód z číselníku, označení ano/ne, datum).
Aby bylo při provádění uveřejňování oznámení možné zohlednit specifické vnitrostátní podmínky, ponechává Nařízení k elektronickým formulářům členským státům značnou flexibilitu při jejich zavádění do softwarových systémů. Zejména je možné zobrazovat jednotlivá pole v jakémkoli pořadí a pod jakýmkoli označením, mohou být vypuštěna volitelná pole nebo naopak lze volitelná pole požadovat jako povinná. Vyplňování elektronických formulářů by mělo mít dynamickou podobu, v jednotlivých oddílech by se měly uživateli zobrazovat pouze položky relevantní pro konkrétní typ oznámení.
Z důvodu častých změnových Nařízení k elektronickým formulářům deklarovaných Evropskou komisí se Ministerstvu pro místní rozvoj (dále jen „MMR“) nejeví jako vhodný postup stanovit povinné údaje uváděné v elektronických formulářích přímo ve vyhlášce. Vhodnější je dle názoru MMR odkázat ve vyhlášce na přímo použitelné Nařízení k elektronickým formulářům a podrobnější pokyny pro vyplnění formulářů včetně povinných polí a validačních pravidel stanovit v provozním řádu Věstníku veřejných zakázek a zde je průběžně aktualizovat.
Pro uveřejňování na národní úrovni, a to pro veřejné zakázky v nadlimitním i podlimitním režimu, veřejné zakázky ve zjednodušeném režimu a soutěže o návrh, je nutno použít Věstník veřejných zakázek, jehož správcem je MMR. S ohledem na nové elektronické formuláře rozhodlo MMR o sjednocení formulářů používaných pro zadávání veřejných zakázek v nadlimitním a podlimitním režimu. V případě podlimitního režimu nebude zadavatel povinen odesílat formulář do Úředního věstníku EU (TED) a nebude vyplňovat pole, která pro tento režim nejsou relevantní. Za účelem snížení administrativní zátěže bude zadavateli umožněno rychlé vyplnění formuláře zaškrtnutím volby, kdy se mu zobrazí pouze povinné položky.
Pro zajištění konzistence a relevance uveřejňovaných informací o zadávání veřejných zakázek je nezbytné uveřejnit normu, v níž budou definovány pojmy a vztahy existující při zadávání veřejných zakázek. Je tedy nutné vydat otevřenou formální normu, která takové požadavky naplňuje. Pro sjednocení výkladů uveřejňovaných informací o zadávání veřejných zakázek je nutné zavázat zadavatele k používání otevřené formální normy. Otevřená formální norma pro zadávání veřejných zakázek je v současné době revidovaná v souladu s Nařízením k elektronickým formulářům a bude publikována na internetové stránce https://data.gov.cz/ofn/[2].
V Nařízení k elektronickým formulářům je předpokládána vyšší míra elektronizace a automatizace při vyplňování formulářů. K dosažení automatizace slouží otevřená formální norma, která díky výkladové stálosti a určitosti umožní automatizovaně zpracovávat informace o zadávání veřejných zakázek. V dosavadní právní úpravě bylo umožněno využívat ke komunikaci s Věstníkem veřejných zakázek různé způsoby. Aby bylo dosaženo konzistence při výměně informací mezi zadavateli a Věstníkem veřejných zakázek a aby byla tato komunikace efektivní, nelze vytvářet nespočet rozhraní pro napojování elektronických nástrojů. Byla proto zvolena pouze jedna možnost vyplňování informací o zadávání veřejných zakázek ve Věstníku veřejných zakázek, a to vyplňováním přímo ve Věstníku veřejných zakázek. Pro dosažení automatizovaného vyplňování informací do Věstníku veřejných zakázek byl zvolen jako prostředník předávání informací Registr veřejných zakázek, v němž budou shromažďovány informace v souladu s otevřenou formální normou. Registr veřejných zakázek slouží k zajištění jednotné komunikace mezi elektronickými nástroji a jako garance relevantního používání pojmů z otevřené formální normy.
Návrh vyhlášky oproti stávající vyhlášce č. 168/2016 Sb. ponechává pouze dva národní formuláře používané pro oznámení a zrušení či zneaktivnění profilu zadavatele.
